Se você tem uma operação gastronômica, muito provavelmente tem algum ou alguns desses gargalos na sua operação. Coisas que possivelmente travam a sua operação ema algum momento e te fazem perder dinheiro todos os dias.
Confira os 9 principais gargalos da sua operação e como evitá-los!
1) Escala de funcionários mal feita
Pode parecer muito básico fazer uma escala de funcionários, mas tem muita gente que não leva em conta, quando está fazendo escala, o volume de atividades que aqueles funcionários terão ao longo da jornada de trabalho contra o volume de clientes que terá ao longo do dia de operação do estabelecimento.
Principalmente, na área de garçom, na área de serviço. Na área da cozinha a coisa é um pouco mais previsível, porque tem muito pré-preparo. Então, as pessoas chegam cedo para fazê-lo e tem a brigada que faz o atendimento do dia-a-dia, do movimento do restaurante. É um pouco mais fácil de controlar.
Agora, a brigada de serviço tem pessoas que chegam em diferentes horários: tem o que prepara mise en place do salão logo de manhã, depois tem o que termina a limpeza dos talheres e copos e tem a galera que deverá estar toda na hora do atendimento (os que chegaram antes e os que chegaram só na hora do atendimento).
Esses caras que chegaram só na hora do atendimento ao cliente, provavelmente, ficarão até um pouco mais tarde, mas mais tarde significa que terá que planejar as atividades que eles farão depois que os clientes saírem para não ficarem ociosos.
É essa a arte de planejar a escala dos funcionários de maneira que eles não tenham ociosidade e tenham sempre alguma coisa para fazer, de maneira que você não esteja desperdiçando recursos, porque o funcionário, hoje em dia, é o nosso maior custo (os maiores custos são funcionários e CMV).
Então, se não otimizar muito bem essa mão de obra planejando uma escala legal de trabalho, numa planilha, pensando no nível de atividade que cada um terá em cada horário do dia, estará arriscando perder muito dinheiro.
Esse é um gargalo super importante que você tem que tomar conta no seu estabelecimento.
2) Pré-preparo
O pré-preparo talvez seja o mais importante. Já falamos sobre isso várias vezes. Temos um vídeo mostrando como é que se faz essa planilha de preparo com o uso da matemática, e mesmo assim, vemos muita gente se enganando no pré-preparo fazendo muito mais comida.
Eu já vi restaurantes quebrarem feio, simplesmente pelo desconhecimento dessa técnica de quantidade de preparo a ser produzida no seu estabelecimento.
O cara abre um negócio e começa a produzir muita coisa com medo de que falte, e, consequentemente, tem que dar comida para todo mundo, tem que jogar fora porque produziu demais.
Isso leva à quebradeira de restaurantes. E, ao mesmo tempo, o contrário também é verdadeiro, você produz pouco e, de repente, tem uma demanda maior do que a que esperava e não tem pré-produção na sua cozinha pronta para dar conta dessa demanda.
É o caos instalado na sua organização! Isso é um dos maiores gargalos que as pessoas têm nas operações gastronômicas. Já falamos várias vezes sobre esse assunto, mas fiz questão de colocar como um gargalo importante.
Não custa mencionar que o uso da matemática é uma das coisas mais importantes que o operador de restaurante deve adquirir na vida.
3) Falta de padronização no armazenamento
Também estamos cansados de ver a falta de utensílios padronizados no armazenamento.
A pessoa não tem, por exemplo, caixas de tamanho padrão: de um litro, de cinco litros, de dez litros para armazenar as coisas, baldes… Essas coisas são muito importantes.
Você começa a fazer a produção e pode ter uma receita de molho de tomate de cinco litros. Onde é que você vai armazenar? Em um balde de 5 litros. Colocará um monte de baldes de cinco litros na sua câmara frigorífica de uma maneira que, quando for contar o estoque, quando for repor, quando for ver o quanto que tem para a produção do dia seguinte, você rapidamente conseguirá identificar o quanto tem em estoque.
É rápido de fazer essas contas, isso é eficiência. Então, não dá para em um dia armazenar o molho tomate no balde decinco litros, e, no outro dia, armazenar em uma panela qualquer e jogar lá na câmara frigorífica.
É como vemos acontecendo muitas vezes: a pessoa pega a primeira coisa, o primeiro container que tiver na mão para jogar as coisas dentro da geladeira ou do freezer.
Está errado! Cada coisa tem que ter o seu armazenamento sempre igual. Isso facilita muito os processos de produção, facilita a contagem, facilita tudo na vida de um cozinheiro. É organização e ela começa pela padronização de onde armazenar as coisas dentro do seu estabelecimento.
4) Uso de receita no pré-preparo
Falta de uso de receita no pré preparo também é um gargalo muito comum.
As pessoas começam a se habituar a fazer as mesmas receitas todos os dias e passam a deixar de lê-la e, com o tempo, vão desviando do padrão.
É muito importante (de novo falando isso) o uso da matemática e a receita serve pra isso, para você ter uma quantidade estabelecida de pré-preparo.
Você fará o molho branco, ou molho de tomate, molho de carne, ou o filé mignon ou qualquer item de pré-preparo e terá que ter uma noção certinha da quantidade que vai preparar. Não é no olho, não é “faça uma panela de molho”, não é assim.
É em uma panela de quantos litros? Que quantidade de receita está escrito que vai fazer? Você vai perceber com o tempo, que seguindo sempre a mesma receita e sempre a mesma quantidade, terá uma organização muito mais eficiente de planejar, de planificar o seu preparo.
Tudo isso visa reduzir o desperdício do seu estabelecimento.
5) Falta de ficha técnica
Já falamos várias vezes sobre ficha técnica e mesmo assim tem muita gente que não faz uso dela: porque dá trabalho, porque um dia vai fazer, porque tem certeza que precisa, mas vai ficar pra frente, porque, agora que abriu o restaurante, está todo mundo na “pegada”, então, não dá tempo de fazer… Cara, se vira!
Ficha técnica é aquele negócio que tem a listagem dos ingredientes, o modo de preparo do item da sua receita e a foto do prato.
É uma das coisas mais importantes que tem que fazer na sua vida, porque tudo isso é a padronização, é a consistência do seu restaurante, é você ter certeza de que estará sempre servindo os mesmos itens e é o que o cliente mais valoriza em qualquer estabelecimento.
É ter consistência de serviço, sempre a mesma coisa.
E os custos. É na ficha técnica onde origina todo o processo de controle de custos do estabelecimento. Se tem 180 gramas de filé na ficha técnica e vendeu 10 filés, você tem que ter gasto 1800 gramas, 1 quilo e 800 gramas. Ficará fácil de controlar os custos.
Quanto gastou efetivamente? Gastou dois quilos e meio? Perdeu! Você sabe que perdeu porque sua ficha técnica era tanto, e efetivamente gastou mais na cozinha. Se não tem uma ficha técnica com essas definições, estará navegando perdido no mar.
A ficha técnica é o início de tudo, sendo então, a coisa mais importante que você tem que fazer na vida! E mesmo assim, tem muita gente que não faz, o que é um absurdo.
6) Fotos dos pratos prontos
Quando falo de fotos, não são simplesmente fotos.
Às vezes, recomendamos que a pessoa coloque fotos dos pratos finalizados ali na boqueta, onde o garçom possa ver, o cozinheiro possa ver, onde todo mundo possa ver muito claramente como é o prato finalizado, mas não uma foto em preto e branco e não a mesma foto da ficha técnica.
Na ficha técnica tem uma foto pequenininha, que está numa fichinha pequenininha ali na cozinha. Não! Estou falando de uma foto linda, aproximada, exatamente da maneira como o prato deverá ser servido no seu estabelecimento.
Deverá estar num lugar de muita visibilidade para todo mundo, cozinheiros e garçons, muito bem iluminada e bem grande, para que fique claro para todos qual o padrão que você quer. E é tão fácil!
Hoje em dia, com um Iphone você tira uma foto linda, digitaliza, imprime numa gráfica e cola ali para todo mundo ver. É uma coisa básica e mesmo assim vejo muita gente não utilizando esse recurso.
E isso gera um gargalo, porque as coisas voltam para a cozinha, não estão no padrão, o cliente reclama, o garçom fala que não é assim e faltou um negócio, o prato volta, quando volta já tem outra comanda sendo feita e aquela que está voltando está atrapalhando o fluxo todo.
Isso gera um gargalo enorme! É um fato simples, de não ter fotos muito claras e bonitas, muito bem iluminadas e grandes dos produtos finalizados ali na frente de todo mundo. É básico.
7) Utensílios de porcionamento
Falta de utilização de utensílios corretos de porcionamento pode parecer uma frescura, pode parecer uma coisa pequena, mas é muito importante.
Na hora da finalização dos pratos ali na boqueta, na frente, quando está mandando o prato para o salão, é importantíssimo.
Por exemplo, molho: você servirá o molho em cima do macarrão. Qual a medida de molho que colocará? Se não deixar muito claro que a medida de molho a colocar naquele determinado prato que está finalizando é uma concha de 200 ml, uma concha número 3, uma concha número 4, uma colher de serviço número 2, você tem que “dar nome aos bois”, principalmente aos utensílios que utilizará para fazer porcionamento, facilitará muito a vida do cozinheiro e a sua também que está controlando tudo.
O cozinheiro não achou a concha e está colocando duas colheradas de molho. Está errado! E você deverá corrigir isso disponibilizando para a pessoa.
Ela deverá ter um checklist antes de iniciar o seu turno para ter certeza de que tem todos os utensílios à sua disposição, e você terá que zelar para que as pessoas estejam usando aqueles utensílios de porcionamento.
É igual à ficha técnica, sempre a mesma coisa, consistência de serviço. E uma das partes importantes da consistência é ter utensílios de porcionamento que sejam padronizados, que sejam sempre os mesmos.
Uma colher de sopa, é uma colher de sopa; uma xícara, é uma xícara; um bowl não é um bowl, tem números de bowl. Aprenda a utilizar definições exatas para os utensílios que tem na cozinha.
Não chame de bowl, fale a numeração, o tamanho. Entendeu? As pessoas têm que começar, e o brasileiro é muito ruim nisso, a ter definições e especificações de utensílios na cozinha.
É muito importante. Isso eliminará vários gargalos a longo prazo, você vai ver!
8) Planilhas de mise en place
Falta de planilhas de mise en place nas praças da cozinha.
A cozinha é dividida em praças: você tem a praça da fritura, da grelha, dos sanduíches, das saladas, enfim, não sei como é dividida a sua cozinha, mas toda cozinha tem praças. E nessas praças, às vezes, as pessoas não têm uma listagem.
Eu gosto de ter, não só a listagem do que compõe a praça de trabalho, mas também o desenho dela. Geralmente faço numa planilha de Excel mesmo como é o desenho da minha praça, onde estará o potinho x, tudo estará escrito e desenhado lá. Tem que ser sempre a mesma.
Por exemplo: você tem cebolinha, salsinha e alho na sua praça; hoje, cebolinha está à esquerda e o alho e a salsinha estão à direita; amanhã será diferente, o alho estará no meio, a cebolinha à esquerda e a salsinha à direita.
Não! Tudo tem que estar sempre no mesmo lugar todos os dias, e é você que tem que desenhar isso de uma maneira que faça sentido: as coisas que a pessoa mais utiliza devem estar mais perto delas, o que menos utilizam ficam mais longe, o que tiver necessidade de ficar armazenadas no frio, de acordo com um layout de mise en place que você determinou, senão vira uma zona.
A cada dia alguém muda a mise em place, chega um cara novo cozinha e vai montá-la do jeito que ele quiser, vai fazer da cabeça dele, e se você não estiver supervisionando isso e não tiver muito bem definido e desenhado no papel, vai virar uma zona.
E, daqui a pouco, o seu restaurante estará uma zona! Esse é um dos motivos enormes de gargalo, porque tudo perde tempo, um segundo que perde procurando alguma coisa.
Não, ele tem que fazer tudo de olhos fechados, tem que saber onde estão as coisas sem precisar procurar. Isso parece uma coisa boba, mas no fluxo, no pique quando você está produzindo, 100, 200 pratos, faz uma diferença tremenda na sua produtividade. Isso é organização.
9) Cantar comandas
Falta de um sistema de cantar comanda na boqueta.
Vejo vários restaurantes em que a comanda é cuspida ali na cozinha, o garçom faz a comanda, aparece na maquineta ali da cozinha, aí um garçom cozinheiro pega a comanda, coloca ali, aí cada um vai olhar.
O cozinheiro responsável pela carne vai lá dar uma olhada, e fala: “Já sei o que tenho que fazer, a minha parte é essa.” O cara da salada fala: “Tem uma salada de entrada neste negócio, né? Vou lá fazer essa salada.”
Mas não tem um sistema de alguém que pega a comanda e canta! É o cantador de comanda. Na França eles chamam de Aboyeur o cara que pega a comanda e tem controle da situação.
Ele sabe que aquela comanda tem alguém na salada, outro na carne, ele está olhando o negócio e fala “Você da carne, já está com ela pronta? Porque essa comida está pra sair. Salada! Essa está pronta? Porque tem que sair antes! O macarrão já está saindo, mas a salada não saiu ainda!”
Tem que ser alguém que tenha voz ativa. Geralmente esse é o papel do chef, o papel do sous chef, ou até de um cozinheiro mais sênior, mas tem que ter alguém no controle.
A cozinha tem que ser tranquila no pré-preparo, tem que ser tranquila na sua produção, mas nessa hora de marchar comanda tem que ter alguém no comando, alguém que está instruindo, que está olhando a produtividade de cada uma das praças e falando: “Está faltando; você está atrasado; essa carne você não colocou ainda? Mas ela vai sair daqui a cinco minutos!”
Então, essa cantada de comanda é um dos principais gargalos que vejo, não em todos, mas em alguns restaurantes, e que é fácil de ser resolvido.
Só que você tem que achar a pessoa certa, tem que treinar essa pessoa você deverá se habituar a ter sempre essa pessoa ali. Não pode sair para conversar com o cliente, ou resolver problema do estoque no meio do serviço e ali ficar ninguém naquele momento, porque é naquele momento que terá um gargalo e onde a sua operação sofrerá. Isso é muito importante.
Conclusão
Essa lista de todos os gargalos não pretende ser exaustiva. A gente sabe que restaurante é um negócio complexo, existem um monte de outros fatores que se somam para criar gargalos no seu estabelecimento, mas procurei citar alguns dos que considero mais importantes para poder te ajudar a tocar melhor o barco no seu estabelecimento.
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