O estoque interfere em ABSOLUTAMENTE TUDO: no fluxo da cozinha, na satisfação do cliente e, principalmente, no seu bolso. Vamos citar aqui os cinco principais erros no que se refere a controle de estoque!
1) Sistema automatizado
O principal erro é o número 1: não ter um sistema automatizado.
A primeira coisa a se preocupar e se não o pratica, começar a fazê-lo, é ter o hábito de contar o seu estoque. Sim, isso é básico, mas muita gente não tem esse hábito e é um erro grosseiro. Tenha o hábito de contar, pelo menos uma vez por mês, o seu estoque de alimentos e bebidas inteirinho.
A próxima fase será ter isso controlado numa planilha de Excel. Quando falo de estoque automatizado não é a planilha em Excel, isso ainda é semi manual.
Depois que tiver o hábito e as planilhas, aí sim, você evoluirá para o 2.0 do controle de estoque: um software de controle!
Aqui, então, você chegou num nível superior, nível “super ninja”, mas tem que ser em algum momento da sua vida, como uma evolução natural e assim lhe proporcionará várias coisas: todos os dias terá abertura e fechamento do estoque; terá a diferença e o quanto gastou de cada item; poderá ver se há alguma discrepância com seu sistema de vendas; pode até mesmo estar na nuvem, hoje há programas de estoques assim e fica muito mais fácil monitorá-lo de qualquer lugar, não necessariamente tenha que estar dentro do seu restaurante para controlar o estoque, desde que o sistema esteja na nuvem; e, basicamente, ele conversa com o seu POS, esses dois sistemas se integram.
É muito importante saber que aquele filé mignon que saiu do seu estoque foi contabilizado no seu caixa, que está no seu sistema de POS como um filé mignon vendido.
Parece brincadeira, mas isso acontece, muitas vezes o mignon saiu daqui, mas não foi vendido ali. Prejuízo no seu bolso.
2) Sistema de gerenciamento de receita
Segundo item é não ter um sistema de gerenciamento de receita.
Para começar o seu sistema de gerenciamento de receita deverá fazer a ficha técnica dos seus pratos, e depois avançará na questão do estoque.
Por exemplo: você vendeu cinco filés mignon, portanto deverá ter gasto um quilo de filé considerando que cada um tenha duzentos gramas.
Calculando a diferença de estoque inicial e estoque final no seu dia, quando contou o estoque ou fez o controle mensal, você terá quantos filés mignon vendeu ao longo do mês e quanto havia no estoque inicial e o que ficou no estoque final, considerando as compras no período.
O segundo passo é comparar o seu sistema de gerenciamento de receita com o de gerenciamento de estoque. Começará, então, a perceber discrepâncias.
O controle de estoque é isso! É descobrir discrepâncias dentro do seu restaurante e agir sobre elas.
3) Previsibilidade de estoque
O terceiro erro que não deve cometer, mas muita gente o faz, é não ter uma previsibilidade de estoque.
Deve analisar o histórico de vendas que teve, por exemplo, no ano passado na mesma época ou no final de semana passado, para ver se faz sentido aquilo que tem no estoque, se não está desperdiçando.
Acontece muito de terem estoque a mais do que necessitam para aquele momento na operação, ou, o que é pior, ter menos estoque do que é necessário para aquele dia de trabalho, simplesmente por não fazer uma previsão adequada das vendas no restaurante.
Isso é um erro muito comum. Não caia nessa também.
Estoque mínimo e reposição de estoque
O estoque mínimo e a reposição também fazem parte da previsibilidade de estoque.
Há muitos itens, na verdade todos os de estoque seco, aqueles que são controláveis, que é muito bom ter estoque mínimo e de reposição (isso não se faz muito com hortifrutigranjeiros, que é mais complicado porque se baseia naquilo que está acostumado a comprar todos os dias).
O mínimo é o que você tem que ter para poder trabalhar naquele dia, mas, antes dele, tem que ter um estoque de reposição. Chegou no estoque mínimo? OK, mas qual é o máximo? Quanto precisa para repor o estoque? Isso é a previsibilidade de estoque! É saber quando deverá repor.
Aprenda essa técnica, pois é muito importante para o controle do seu estoque, do seu estabelecimento e do seu dinheiro.
4) Falta de treinamento de pessoal
O quarto ponto é a falta de treinamento de pessoal. O controle de estoque é o centro, é o coração da sua operação. Tudo o que vende e tudo o que comprou vai parar dentro do seu estoque.
Você deverá ter pessoas treinadas para lidar com o estoque, que saibam unidades de compra, de medidas de culinária, que conheçam os ingredientes, que saibam onde está cada coisa. Vale a pena investir em treinamento!
Há estabelecimentos que têm até duas pessoas para a contagem do estoque, porque a chance de erro é muito menor, e a de desvio e roubo também. Há lugares que chegam ao cúmulo de ter duas pessoas contando os mesmos itens de estoque!
Não estou falando para chegar a este nível de sofisticação de controle, mas é muito importante ter pessoas bem treinadas, porque estoque de restaurante é uma coisa complicada.
O controle da carne, por exemplo, as proteínas.
Conheço muitos restaurantes que mantêm as suas proteínas, que são as coisas mais caras que tem no estoque em se tratando de alimentos, dentro de uma gaiola na câmara, ou seja, ninguém entra e pega aquele pedaço de carne para grelhar.
Não. Lá, ele terá que abrir um cadeado, fazer uma requisição específica para o chef de cozinha, provar a saída daquela proteína do estoque, porque são as coisas mais valiosas que um restaurante tem.
E realmente faz sentido, tem que ser protegido, tem que ser cuidadoso. Então, as pessoas serem bem treinadas em controle de estoque é fundamental.
Nunca esqueça que o estoque é o coração do seu negócio.
5) Falta de relatório
E finalmente, o quinto item, onde as pessoas também falham, é a falta de relatório. É não comparar o relatório do que foi gasto, do que foi consumido do estoque com o que foi vendido pelo restaurante.
Precisa ter “olho de lince” em cima disso! Não adianta receber o controle e a contagem do estoque, achar que é suficiente e deixar na sua mesa. Tem que agir sobre isso, deve conferir realmente.
“Então, do meu estoque saíram 5 filés mignon. Onde eles estão? Estão na venda? Estão. Saíram 3 garrafas de whisky do meu bar, onde estão as vendas delas? Faz sentido terem saído garrafas de whisky? Isso está na venda?”
Muita gente negligencia esse tipo de controle, mas não pode! Mesmo que não tenha tempo de fazer diligentemente essa verificação de cada um dos itens do seu estoque, deverá escolher randomicamente os dias, as semanas, quando tiver tempo, mas se dedique a isso, e faça com alguns itens que darão a você uma ideia.
Mesmo que não consiga fazer esse controle com todos os itens, faça com os principais, os mais caros como o whisky, o filé mignon, o champagne, por exemplo.
Escolha coisas que são significativas em termos de valor e faça o controle delas. Assim que começar a fazê-lo toda semana e com isso perceber algum problema, você verá que deverá fazer com todos os itens de seu estoque. Randomicamente é muito interessante, porque você consegue pegar muita coisa importante dessa maneira.
Conclusão
Esses são os cinco itens que considero mais importantes quando falamos de controle de estoque. São os principais erros que vejo acontecendo.
O nosso conselho para você é: transforme-se em um “ninja” do controle de estoque porque é justamente aí, no coração da sua operação, onde mora o seu dinheiro.
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